ERP "Symphony" : Финансовый анализ и управление финансами предприятия

Главное назначение финансового анализа – это оценка будущего.

Основная задача  финансового анализа – помочь принять разумные управленческие решения. Современная технология финансового анализа построена на использовании финансовых коэффициентов. Главное предназначение финансовых коэффициентов -  это экспертная оценка и диагностика состояния предприятия.

Финансовый анализ с использованием финансовых коэффициентов

Оптимальное количество финансовых коэффициентов - 26.

К коэффициентам доходности (I Группа) относится например ROA. Доходность активов (ROA) – это совокупный критерий эффективного использования ресурсов в производстве (обычно это один из KPI подразделения).

Коэффициент ликвидности  (II Группа) показывает способность компании платить по своим долгам (краткосрочные обязательства). Различают три коэффициента ликвидности:

• Коэффициент текущей ликвидности;
• Коэффициент срочной ликвидности (Быстрый коэффициент);
• Коэффициент критической ликвидности (Определяет объем денежных средств, ниже которых опускаться нельзя).

Для контроля за этой группой коэффициентов рекомендуем отслеживать их тренд. На графике изменения тренда наглядно видно благоприятные или нет изменения.

Коэффициенты оборачиваемости (III Группа)  практически все могут быть использованы в качестве   KPI подразделения . Например: Коллекционный период (период погашения дебиторской задолженности) отражает управление дебиторской задолженностью в компании.  Или коэффициент оборачиваемости запасов готовой продукции. И тот и другой могут  быть использованы в качестве KPI отдела продаж.

Коэффициент финансовой устойчивости (IV Группа) показывает способность компании выполнять свои обязательства перед собственником (долгосрочные обязательства).

Различают следующие коэффициенты:

• Коэффициент покрытия процентов;
• Коэффициент долга;
• Коэффициент финансового левириджа.

Отметим несколько важных моментов:

1. Финансовые коэффициенты - это только важный этап в анализе деятельности предприятия. Финансовые коэффициенты не дают готовых ответов. Они формируют информацию о тех изменениях, которые необходимо произвести для стабилизации состояния дел компании в будущем.
2. Коэффициент – это сигнал тревоги. Именно поэтому мы предлагаем вывести их на «Приборную панель руководителя».
3. Коэффициенты, особенно коэффициенты оборачиваемости,   могут быть использованы в качестве   KPI подразделения.
4. Для объективной интерпретации финансовых документов нужен не один, а целый набор коэффициентов. Точнее, необходима система финансовых коэффициентов. Состав и структура этой системы определяется функциями финансового анализа. Системность коэффициентов в анализе важна. Если одна группа коэффициентов идеальна, а другие коэффициенты не удовлетворительны, ситуация должна беспокоить менеджеров.

Чтобы превратить финансовые коэффициенты в полезный и эффективный инструмент, они должны помочь руководству предприятия оценить свою финансовую деятельность.

Вертикальный анализ

Для интерпретации финансовых документов широко используется вертикальный финансовый анализ. Данный вид аналитической деятельности представляет собой широко известный метод финансового анализа. Согласно этому методу каждая статья финансового документа рассчитывается в процентах к самой крупной величине этого документа. Метод вертикального анализа достаточно прост, но входе использования оказывается полезными, главное, удобным в понимании.

С помощью вертикального анализа можно анализировать:

• Отчет о прибылях и убытках;
• Управленческий баланс;
• Статьи доходов и расходов и т.д.

Например: Отчет о прибылях и убытках. Самая большая величина в счете прибылей - продажи. Поэтому все остальные компоненты счета устанавливаются в процентах от объема продаж.

Назначение вертикального анализа

Он особенно полезен в двух случаях: когда сравнивается деятельность компании, например, за два года, или сравниваются две компании, разные по размеру.

В первом случае изменение относительных величин делает очевидным для аналитика ситуацию, сложившуюся за два года. Например, если вырос объем продаж, аналитик вряд ли сможет заметить подъем на несколько процентов валовой прибыли или резкий скачок издержек, связанных с реализацией товара. Но с помощью вертикального анализа эти изменения делаются очевидными.

Горизонтальный финансовый анализ

Горизонтальный анализ весьма популярен в аналитической практике и представляет собой еще одну разновидность финансового анализа. По сути, горизонтальный анализ – это вертикальный анализ, который проводится за интервалы времени (например: ряд лет).

Этот тип анализа призван отвечать на следующие вопросы:

• Увеличивается или уменьшается за период времени объем продаж, валовая прибыль, расходы, чистый доход?
• Как изменился объем продаж по сравнению с прошлым годом?
• Как изменился объем денежной наличности за последние два года?

Трендовый финансовый анализ

Этот тип анализа – по сути, разновидность горизонтального финансового анализа. Особенность в том, что входе анализа выбирается базовый год, и все сравнения производятся в процентах к базовому году. Трендовый анализ бывает, полезен при сравнении документов за несколько периодов времени. С его помощью раскрываются изменения, происшедшие за период времени, а это в свою очередь дает менеджменту информацию о том, в каком направлении развивается, а, может быть, и не развивается предприятие.

Пример анализа  по статьям

Анализ предназначен для оперативного финансового анализа по статьям и контроля за динамикой их изменения. Он позволяет:

• На основании информации из первичных документов автоматически рассчитывать суммы движения денежных средств по статьям (за каждый месяц сначала года).
• Проводить многомерный анализ не только по статьям, но и по направлениям производственной деятельности (АЛК и т.д.), ЦФО.
• Отображать информацию по статьям не только в виде цифр по месяцам, но и в виде градуированной шкалы, как % веса статьи от общей суммы Затрат или Доходов (в зависимости от того какого типа статья доходная или расходная).

• Расшифровывать сумму по статье (как она сложилась) до первичных документов.

• Упорядочить информацию (например: от самой затратной статьи по убыванию затрат).

Строить график изменения по статье во времени. Это позволяет наглядно увидеть  тренд изменений (например: рост затрат по статье и данному направлению деятельности)

Управление финансами

SYMPHONY предоставляет информацию из планов поступления и расхода денежных средств, для принятия решения об оплате и формированию реестра платежей.  КИС показывает реальную возможность оплаты исходя из наличия денежных средств сегодня, и позволяет спланировать платежи исходя из ожидаемых поступлений. Утвержденный реестр платежей является приказом для проведения платежей для бухгалтерии.

Заявки на оплату

Режим предназначен для подготовки и систематизации информации о заявках на оплату.

Заявки на оплату могут поступать:

• От подразделений из требований на закупку;
• Из планов закупки;
• Из договоров с кредитными учреждениями;
• Из планов ремонта и обслуживания техники и оборудования.

Функционал системы в данном режиме должен позволять:

• Регистрировать или формировать автоматически  из «Требований на закупку» «Заявки на оплату»;
• Отслеживать исполнение «Заявок на оплату»;
• Информировать  о превышении требований бюджетного плана по данной статье для ЦФО в заявке на оплату.

Реестр платежей

Режим предназначен для оперативного управления финансами.

Функционал системы в данном режиме должен позволять:

• Формировать реестр платежей на основе «Заявок на оплату»;
• Предоставлять информацию из планов поступления денежных средств;
• Показывать реальную возможность оплаты исходя из наличия денежных средств сегодня, и позволять спланировать платежи исходя из ожидаемых поступлений;
• Информировать  о превышении требований бюджетного плана по данной статье для ЦФО в заявке на оплату;
• Контролировать исполнение реестра платежей;
• Ежедневный автоматический или по требованию перенос данных с использованием режима «универсальный порт» всех входящих и исходящим документов оплаты.

Учет взаиморасчетов

Система должна позволять регистрировать приходные и расходные документы МЦ, услуг и оплаты (касса, банк).

В режиме  взаиморасчеты должна быть возможность отслеживать взаимоотношения с поставщиками и покупателями с помощью оборотно-сальдовой ведомости за период, получать карточку взаиморасчетов, акты сверки и выводить данные на печать по установленной форме.

Возможны варианты выборки информации:

• Просмотр по поставщикам, покупателям или по всем сразу;
• Выбрать организации, которым должны мы или которые должны нам или те и другие;
• Посмотреть расшифрованные до документов отношения с конкретной организацией;
• Ежедневный контроль просроченной задолженности в разрезе менеджеров и контрагентов;
• Выдача «Актов сверки».

План поступления денежных средств

Режим предназначен для поддержки процессов планирования поступления денежных средств. 

Функционал системы должен позволять оперативно решать следующие задачи:

• Регистрацию в системе планов поступления денежных средств;
• Создание нового плана поступления денежных средств на основании графиков оплаты из договоров и ожидаемых поступлений денежных средств;
• Изменение и дополнение содержания плана;
• Выводить на печать  план по заранее утвержденной форме;
• Отслеживание жизненного цикла плана (в разработке, утвержден к исполнению, закрыт или аннулирован);
• Отслеживать отклонения от плана;
• Защита утвержденных планов от несанкционированных изменений. Изменять и удалять утвержденный план нельзя.

Внешнее кредитование

Функционал системы должен позволять оперативно решать следующие задачи:

• Регистрация кредитных договоров в системе;
• Регистрация процентной ставки и графика гашения кредита;
• Расчет процентной ставки и регистрация факта гашения кредита;
• Отслеживание отклонений;
• Учет пени.

Регистрация бюджетных планов и отслеживание выполнения

Система должна предоставлять возможность:

• Регистрации бюджетных планов с горизонтом планирования на год, квартал, месяц с интервалом планирования месяц.
• Отслеживать выполнение бюджетного плана в разрезе статей бюджета, центров финансовой ответственности и направлений деятельности.

При регистрации в системе первичных документов,  вводится информация о центре финансовой ответственности и направлению производственной деятельности, статье бюджета. На основании введенных в систему первичных документов, система собирает информацию о факте выполнения бюджетных планов и рассчитывает отклонения факта от планов.

Ведение бюджета движения денежных средств

Система должна предоставлять возможность:

• Регистрации бюджета движения денежных средств с горизонтом планирования на год, квартал, месяц с интервалом планирования месяц;
• Отслеживать выполнение бюджета движения денежных средств в разрезе статей бюджета, центров финансовой ответственности и направлений деятельности.

При регистрации в системе платежных первичных документов,  вводится информация о центре финансовой ответственности и направлению производственной деятельности, статье бюджета. На основании введенных в систему первичных документов, система собирает информацию о факте выполнения и рассчитывает отклонения факта от плана.

Ведение бюджета доходов и расходов

Система должна предоставлять возможность:

• Регистрации бюджетов доходов и расходов с горизонтом планирования на год, квартал, месяц с интервалом планирования месяц;
• Отслеживать выполнение бюджетов доходов и расходов в разрезе статей бюджета, центров финансовой ответственности и направлений деятельности.

При регистрации в системе платежных первичных документов,  вводится информация о центре финансовой ответственности и направлению деятельности, статье бюджета. На основании введенных в систему первичных документов, система собирает информацию о факте выполнения и рассчитывает отклонения факта от плана.

Формирование управленческого баланса

Система должна предоставлять возможность:

• Настраивать разделы управленческого баланса и перечень статей по которым собирается, каждая строка баланса;
• Расшифровать информацию до первичных документов.

Ведение справочной информации

Функционал системы должен позволять:

• Вести справочную информацию по статьям бюджета, центрам финансовой ответственности и направлениям производственной деятельности;
• Регистрация бюджетных планов с горизонтом планирования на год, квартал, месяц с интервалом планирования месяц;
• Возможность аналитической расшифровки для статьи бюджета, ЦФО и направления деятельности, которая дает дополнительные возможности анализа.

Аналитическая расшифровка для статьи бюджета представляет из себя перечень услуг и материальных ценностей, которые планируется приобрести по данной статье. По документам материального учета система автоматически собирает выполнение по статье, заполняя факт в аналитической расшифровке.

Пример интерфейса «Заполнение  аналитической расшифровки».

Офис в другом городе

Компания развивается, штат растет и появляется офис в другом городе. Отлично.

И тут перед руководителем встает задача - как? Как сделать так, чтобы информация обрабатывалась консолидировано, как не тратить много денег на междугороднюю связь...И еще много таких вопросов, связанных с расположением офиса в другом городе.

Вы думаете это сложно? Нисколько!

VPN (англ. Virtual Private Network — виртуальная частная сеть) — обобщённое название технологий, позволяющих обеспечить одно или несколько сетевых соединений (логическую сеть) поверх другой сети (например, Интернет).

Что обычно руководитель/владелец бизнеса хочет получить от сети? Актуальную информацию. У нас чаще всего используется общая сеть для базы данных  (например 1С Бухгалтерии). Не нужно тратить много денег на конфигурацию РБ (распределенных баз данных) от 1С. Это дорого и работает всегда глючно (личное мнение на основе опыта).

Как же все это организовать? Ниже приведем несколько способов, от самых простых (и соответственно не сильно защищенных) до самых сложных (с возможностью работать не только с базой данных, но и также организовать единую телефонную сеть).

1. Псевдо-VPN

Обычно организовывают доступ к базе данных посредством разных программ удаленного доступа - начиная от классического RDP (remote desktop connection) и заканчивая программами для организации удаленного доступа к рабочему столу: TeamViewer, Ammy Admin, VNC и т.п.

Недостатки такого решения очевидны: это небезопасно, требует постоянного мониторинга (если вы конечно заботитесь о безопасности своей информации). Использование программ для удаленного контроля рабочего стола тоже небезопасно - вы же не знаете, каким образом они работают.

2. Software VPN

VPN, организованная на базе программного обеспечения (начиная с Windows Server и заканчивая специальными решениями для организации VPN) - это приемлемое по стоимости решение, обеспечивающее необходимый уровень безопасности и позволяющее развернуть распеределенную сеть с малыми затратами. Нужно учесть, что настройку VPN должен производить квалифицированный специалист, который понимает принципы работы данного сервиса, умеет планировать и настраивает VPN не по картинкам из "интернетов". Основным недостатком VPN  на программной основе является высокая стоимость владения - постоянно требуется внимание системного администратора.

3. Hardware VPN

Это более дорогое решение, но соответственно и более надежное. При развертывании приватной сети на базе оборудования возможна организация общей телефонной сети, общих баз данных, файловых хранилищ, систем документооборота и еще многого другого. Это все можно организовать также и при развертывании VPN на программных решениях. Но железка - есть железка. Она настраивается один раз, и работает очень долго и не требует особого обслуживания в процессе эксплуатации.

Если же вы все же решили организовать свою сеть между офисами в других городах - тщательно все распланируйте и решите для себя, что вы хотите получить от VPN сейчас и в будущем. Одним словом - семь раз отмерь, один раз заплати. И будет вам счастье в виде общих баз данных, общей телефонной сети и централизованного контроля служебной информации.

Сколько стоит мой "cистемный администратор"

Это вопрос. Вопрос к руководителям/владельцам бизнеса, которые сильно не задумываются о том, сколько же он стоит. Я плачу своему админу 50 (80, 100, 150) тыс тенге - и все. Сколько он еще может стоить. Уверены?

Неопытный системный администратор стоит компании очень дорого по причине того, что маленький профессиональный опыт не позволяет ему принимать решения грамотные, спланированные, обдуманные, с запасом хотя бы! на год.
Ни в одной компании не видел за долгое время практики документации по конфигурации сети, оборудования, контактов сервисных центров, мест приобретения, копий гарантийных талонов и прочего. "У меня все тут" - тычет обычно пальцем на голову администратор. Классно!

А завтра на "все тут", не дай Бог, упадет кирпич?
Или системный администратор начнет искать другое место работы?
Или неустойчивое эмоциональное состояние носителя "все тут" повергнет его в уныние на его неудавшуюся в 21 год жизнь, и он, обиженный на всех, поменяет все пароли и скроется в неизвестном направлении?
Или носителя "все тут" призовут отдавать долг Родине?
И что тогда?

И тогда настает жопа (почему она есть, а слова нет). Да, именно она и настает. Но это не главное. Главная проблема в том, что люди, не имеющие за плечами практической работы с сетями, серверами, никогда в своей жизни не планировавшие дальше, чем до зарплаты, часто предоставляют сиюминутные решения, не задумываясь о том, во сколько эти решения обойдутся в дальнейшем и будут ли они жизнеспособны. А руководитель/владелец бизнеса, целиком и полностью полагаясь на решения "специалиста" - вкладывает деньги, не особо задумываясь о том, правильно ли он их вкладывает. Он же основывается на рекомендации "специалиста"...

Несколько примеров из практики:

1) Сервер для бухгалтерии

-Василий, нам нужен сервер для бухгалтерии (требование бухгалтера, который почему-то решил (ну или ему кто-то нашептал из коллег в другой компании) что ему для работы бухгалтерии, всенепременно нужен сервер. Это-де позволит быстрее работать.)

-Не вопрос, Аскар Кошкинбаевич. Я спрошу, сколько стоит сервер, выпишу счет, мы его купим и я его настрою.

- А сколько он примерно стоит?
- Ну около 500 000 тыс (цифры у Василия варьируются от количества бухгалтеров и результатов гуглопоиска, но никак не от круга выполняемых задач).

Т.е., руководитель/владелец бизнеса, не особо задумываясь, зачем нужен такой дорогой сервер для бухгалтерии, покупает его (ну есть у него деньги). При этом он даже и духом не ведает, что дал согласие на покупку оборудования, раз в пять дороже, чем нужно было исходя из имеющихся задач. Порядка 80% ресурсов этого сервера не будут использоваться, т.е. стоять будет 400 000 тенге и жужжать, гонять воздух своими вентиляторами туда-сюда, при этом затрачивая электроэнергию.

К тому же покупка сервера влечет за собой покупку соответствующего программного обеспечения и устройства для хранения резервных копий (как минимум - внешний жесткий диск). Это плюс еще около 200 000 тенге. Это можно купить и потом, но купить будет нужно в любом случае.

А все почему? А потому что Василий особо себя не утруждая анализом задачи, открыл гугл - какой нужен сервер для 1С бухгалтерии - выудил первый ответ, прочел 5 строчек и все! Он знает, что сервер непременно должен быть как минимум с двумя процессорами, пятым рэйдом (единственное правильное решение) и 16 гб оперативной памяти.

Итого: Василий в месяц покупки сервера для бухгалтерии стоил компании 400 000 тенге + ЗП.

2) Соединяем два офиса в разных городах

- Онгарбек, у нас новый филиал открылся в г. Жердынбержерово - нужно сделать общую сеть между офисами, чтобы люди могли пользоваться общей базой данных.

- Не вопрос, Александр Игоревич, я ознакомлюсь с вопросом и предоставлю решение.

И вот Онгарбек читает интернеты, что такое впн и с чем его едят и находит заветное решение - два машрутизатора, купить, настроить, подключить и все будет работать. Какие машрутизаторы надо покупать и какие сервисы еще можно поднять при создании VPN для сокращения расходов компании - Онгарбек не особо задумывается, потому что у него другая задача - сделать сеть между двумя офисами. При этом в хозяйстве Онгарбека есть 4 сервера в одном офисе под управлением ОС Windows и один в другом офисе (г. Жердынбержерово).
Идет Онгарбек в компанию, которая продает маршрутизаторы, а там ему говорят (исходя из задачи, которую рассказал Онгарбек): ну дорогой, здесь как мимнимум два маршрутизатора Сisco, их настройка и подключение, затем настройка локальной сети. Ну и как минимум 1 000 000 тенге.

И ничего, что у Онгарбека есть 4 сервера с одной стороны и 1 сервер с другой стороны. Компании-поставщику до лампочки - что и как работает у Онгарбека - их задача продать оборудование и настроить VPN канал между офисами. А на самом деле Онгарбеку достаточно лишь было настроить службу "Маршрутизация и удаленный доступ" на двух серверах, или же на одном настроить VPN сервер и а в другом офисе научить всех к нему подключатся. Все! И все бы работало, и пользователи в г. Жердынбержерово пользовались бы общей базой данных.

Итого: Онгарбек в месяц покупки оборудования для VPN стоил компании 1 000 000 тенге + ЗП.

3) Сайт, камеры, контроль.

- Нурмухамед, нам нужно сделать сайт, и я хочу, чтобы он был у нас на сервере. Еще я хочу контролировать своих сотрудников кто на какие ресурсы ходит. И еще я хочу, 3 камеры поставить и чтобы записывалось все (насяльника гложет червь сексотства) Что для этого нужно?
-Ну, Нурлан Муратович, для сайта нам нужен сервер, и для того, чтобы контролировать сотрудников, нам нужен тоже сервер. А для записи с камер нужен видеорегистратор
-Но У нас же есть сервер! - возмущается Нурлан Муратович - Этого мало!?
-Ну видите ли, сервер для интернет, где находится сайт, должен работать отдельно, контролировать доступ в интернет он не может. А на сервере, который у нас есть за 450 000 - у нас там же, знаете, бухгалтерия работает...

Нурлан Муратович, скрепя сердцем рассматривает счета: сервер для web - 250 000, сервер для контроля доступа в Интернет - 100 000, видеорегистратор и камеры - 200 000 (тут Нурлан Муратович не думает - удовлетворение своих желаний прежде всего)

Покупает все Нурмухамед, садиться настраивать. Через 2-4 недели, о чудо - все работает.
А на самом деле расходы можно было ограничить всего до 150 - 200 тыс. тенге (докупить памяти в сервер для бухгалтерии, дисков и сетевой адаптер, купить 3 IP камеры) вместо 550 000. Нурмухамед вероятно никогда не слышал о виртуализации, а если даже и слышал, то уверен что сие решение очень трудное, сложное и не будет работать стабильно. Да и вообще, это же надо много читать, думать как это настроить. А у меня ТанкиОнлайн...нееее...

Итого: Нурмухамед в месяц покупки оборудования стоил компании 550 000 тенге + ЗП.

Таких примеров - масса. И не только при покупке оборудования. Создание сайтов, интернет-магазинов, внедрение систем учета, документооборота, покупка принтеров, ксероксов, источников бесперебойного питания. А все отчего? От элементарного отсутствия знаний, лени, контроля со стороны руководителя, отсутствии каких-либо планов и стратегии развития. На авось... (здесь правда уместно другое слово)И руководителю/владельцу бизнеса в следующий раз, при принятии решения нужно задуматься над этим. И не принимать решения "здесь, сейчас и срочно". Срочно - это всегда дорого. Дающий быстро - дает дважды. Посему сами, либо заставьте своего системного администратора, проанализировать вопрос не в гугле, а фундаментально - для этого достаточно четко понимать задачу и проконсультироваться со знающими людьми. Это убережет Вас от бессмысленной траты средств.

О бизнес-процессах по-человечески

Что только не писали на Хабре про бизнес-процессы: про общую философию, про программирование процессов, про многочисленные BPM-системы, про нотации и т.д. В принципе, вендору всё понятно: взял процесс, очистил его от очисток, смоделировал, автоматизировал и запускай экземпляры, когда нужно. Дел-то. Между тем, бизнес, которому статьи адресованы, зачастую не понимает главного — зачем ему эти бизнес-процессы? Он ведь не Газпром какой и не концерн Калашников. Тут бы главные дела решить: чтобы сроки не срывались, сотрудники бы не теряли документы и не валили бы вину друг на друга, а то среди этого бардака уже и прибыли не видно…
Мы решили исправить ситуацию и рассказать о бизнес-процессах максимально просто — так, чтобы каждый смог понять, во благо они бизнесу или ну их, и так нормально сидели. Поэтому сегодня без нотаций, сложных схем и рекламных обзоров. Итак, вводные: «Всё есть процесс», «Процессы есть у всех», «Если вы не любите бизнес-процессы, вы просто не умеете их готовить». Поехали.

Pikabu.ru. Типичная организация процесса в компаниях любого уровня: «Лебедь рвется в облака, Рак пятится назад, а Щука тянет в воду. Кто виноват из них, кто прав, — судить не нам; Да только воз и ныне там».

На мысль об этой статье нас натолкнула собственная же статистика. Функциональностью бизнес-процессов пользуются около 12%-14% клиентов. Это мало, это непонятно, это странно — иметь надёжный и простой инструмент и игнорировать его.
За проверкой гипотезы (на самом деле, мы и так знаем ситуацию, но всё же) идём в Google Trends. Собственно, это всё, что нужно знать про интерес российского бизнеса к бизнес-процессам:

• зона интереса — крупные мегаполисы, где сосредоточены большие и продвинутые в ИТ-плане компании
• уточнение интереса (конкретные запросы) — скорее образовательные: «бизнес процесс пример», «бизнес процессы», «бизнес процесс это» и т.д.
• с 2008 года стабильное падение интереса (влияние кризиса).

Что такое бизнес-процессы?

Бизнес-процессы — это цепочки действий и событий, которые происходят в компании и приводят к конечному результату. Пример: приём на работу и адаптация сотрудника, закупка и запуск ПО, рассылка и т.д.
Процессы могут быть однократными (например, это разработка корпоративного сайта компании) и цикличными, повторяющимися (подготовка рассылки, производство продукции и т.д.). Также процессы могут быть укрупнёнными (проведение рекламной акции) и дробными (разработка дизайна баннеров). Дробные процессы могут входить в состав разовых проектов или разных процессов (например, разработка дизайна баннеров может быть для рассылки, для контекста, для оформления виджета на Хабре и т.д.).
Получается, что бизнес-процессы есть в каждой компании и часто они работают не так, как хотелось бы. В случае стихийных, неотлаженных и неавтоматизированных процессов, цель достигается довольно сложным путём, с проблемами и провалами в коммуникации. Реализация основной массы задач и этапов происходит непосредственно перед дедлайном.

Если в компании бизнес-процессы не отлажены, они приводят к потере средств, сил, нервов и в конечном итоге к проигранной конкурентной борьбе — просто потому что все негативные тенденции обязательно сказываются на отношениях с клиентами. Такие процессы могут быть:

• неэффективными — при больших трудозатратах приносить минимально приемлемый вариант, задействовать слишком много ресурсов;
• медленными — из-за несогласованности участников процесса и отсутствия чётко обозначенных этапов и сроков, отведённых на каждую задачу;
• ненадёжными — такие процессы приводят не к ожидаемому результату, а к его частичной реализации либо к полному отсутствию итогового результата;
• дублирующимися — не самый плохой вариант, однако такие процессы перегружают работников и потребляют больше ресурсов, чем это делает один оптимизированный процесс;
• избыточными — слишком большое количество этапов, задач и связей перегружают процесс, и в итоге достижение цели откладывается либо обходится слишком дорого;
• неработающими — без комментариев, это явно кризисное явление (такое происходит, например, в случае, когда подразделения не обмениваются информацией: технари разработали новый софт, маркетологи придумали продвижение, 15 октября всё выгрузили на сайт и в сторы, а продажники об этом даже не слышали, поэтому не могут отвечать на вопросы клиентов и работать в принципе);
• лишними — в компании сохраняются старые процессы или процессы, которые стали неактуальными в рамках текущей деятельности; худший вариант, когда такие цепочки обязательны к исполнению.

Откуда столько бед с бизнес-процессами?

Наверняка, дочитав до этого места, вы уже узнали хоть какие-то черты своей компании (иногда и сразу несколько). И так происходит со всеми — на бизнес-процессы оказывают влияние множество факторов, от технологических до психологических, поэтому тут всё, как по поговорке: абсолютно здоровых компаний не бывает, бывают недообследованные.
Первая причина кроется в том, что процессы включают в себя очень много человеческого труда. Если нет автоматизации, то почти всё делает человек: выписывает документы, совершает звонки, вносит или не вносит задачу в календарь, выполняет свою основную деятельность. У каждого сотрудника своя мера ответственности, пунктуальности, добросовестного отношения к работе и т.д. А поскольку в каждом процессе задействовано несколько человек, ошибки накапливаются и выливаются в сорванный процесс или в совсем не тот результат, который необходим.
Например, программное агентство работает в Казани. Заказчик из Владивостока просит доработку, допустим, CRM-системы в кратчайшие сроки, поскольку через неделю запускает новую линейку продукции. Доработка — сущая мелочь, нужны требования и подписанное ТЗ. Менеджер из Казани должна утром связаться с заказчиком, опросить его, согласовать детали и получить документы. Но она вспоминает об этом в 17:00. Всё, как минимум сутки простоя программистов по этому проекту обеспечены — им теперь нужно смещать проекты, перепланировать время, чтобы смочь взять проект в работу как только появятся конкретные требования. Процессы «поехали».
Вторая причина — плохой контроль. Мы уже сотню раз писали в своих статьях о том, что контролировать нужно не то, как работает человек, а то, какие показатели и какое качество он выдаёт. Сегодня пошла какая-то повальная мода следить за каждой секундой рабочего времени, а итог всё равно г****. Знаете, в чём причина? Люди а) боятся б) имитируют так, как угодно системе (вот я сижу за компом, у меня открыт очень важный документ и я уже 2 часа гоняю в нём пару строчек / пишу и переписываю код одной функции). Это плохой контроль. Хороший контроль — это умение так поставить задачи и увязать с ними мотивацию, чтобы сотрудник сам с радостью организовал своё рабочее время и выполнял задачи (тут как раз речь о делегировании, методологиях разработки и системе KPI, если речь идет о менеджерах и коммерсах).
Третья причина «болезней» бизнес-процессов — плохая циркуляция информации внутри компании. Нет ничего хуже, когда все решения директивно спускаются сверху, а отделы ведут междоусобные войны, чтобы доказать свою важность и вес. Информация в компании должна проходить свободно как по горизонтальной, так и по вертикальной иерархии, каждый сотрудник имеет право запросить необходимые для работы данные у соседнего отдела или руководителя и обязан предоставить данные по первому запросу коллег. Конечно, самый яркий пример таких отношений — это вечная, почти священная война маркетинга и продаж. Но бывают истории и похуже — например, когда воюют разработка и отдел тестирования.
Конечно, в зависимости от сферы деятельности и особенностей оргструктуры могут быть и другие причины сбоев в работе процессов, но эти три универсальны для всех: от рекламного агентства до центра управления полётами.

Что делать с бизнес-процессами?

Если вы бывали в разных сетях фастфуда, то наверняка заметили, что Макдональдс по скорости, качеству обслуживания, наличию всего ассортимента и точности выполнения заказа на голову обходит своих ближайших конкурентов. Хотя принцип всё тот же: франшиза, молодые сотрудники, над ними менеджеры, полуфабрикаты с высокой степенью готовности, автоматизированные кассы и отправка заказа на кухню (тут есть нюансы, но не для этой статьи). Причина простая — именно в Макдональдс процессы идеально отлажены и максимально автоматизированы. И задача менеджера не бежать на кассу отменять заказ, а поправить подчинённого при первой же оплошности, а не когда это заметил клиент. В итоге клиенты довольны, а работать легче, потому что часть ответственности лежит на самом процессе, ты всего лишь часть цепочки.
А если вы при этом были, например, на крупных фудкортах ТРЦ, то могли увидеть, как томящиеся ожиданием клиенты иногда меняют дислокацию в очереди на очередь к соседнему вендору и уже через считанные минуты удаляются на место с полученным заказом. Вот тут мы и подошли к главному. Бизнес-среда для большинства компаний — тот самый фудкорт, тесный закрытый рынок товаров и услуг. Если завтра сотрудники RegionSoft плохо обслужат клиента, желающего купить RegionSoft CRM, он не станет ждать, когда главный надаёт подзатыльников и решит вопрос — он уйдёт к конкурентам. И клиента не будет волновать, что мы безопасные, функциональные, мощные, недорогие и что наша система ультра скоростная. Его будет волновать, что процесс дал сбой и ему некомфортно.
Совершенствование бизнес-процессов — это ваша конкурентоспособность и залог выживаемости на рынке. Слабые, не выстроенные процессы, кроме недовольства клиентов, повлекут за собой увеличение затрат, снижение доходов и низкую мотивацию сотрудников (авралы, суета и ругань очень быстро демотивируют). Если хотите, бизнес-процесс — это своеобразная гибкая методология для всей компании, а не только для разработки (это пояснение для айтишников).

Итак, какие плюсы даёт автоматизация бизнес-процессов?

Формальная прописанная логика и чёткое исполнение. Автоматизированный процесс — это «запрограммированная» модель, доступные данные и логирование всех действий. За смену этапов, уведомления, документы, письма и ещё некоторые атрибуты отвечает программа — именно она от раза к разу запускает всё в нужные сроки и заданные интервалы времени (17 апреля запустить экземпляр процесса, 18-го отправить напоминание участникам А и Д, 19-го на основании работы А и Д сформировать счёт и отправить в оплату, отправить уведомления Е, напоминания Б, Ж, З, 22-го на основании всей выполненной работы сформировать отчёт и отправить Х).
Обоснованность решений. Бизнес-процессы пронизывают всю деятельность компании и, когда они автоматизированы, накапливается точная и актуальная информация о клиентах, сделках, ассортименте и т.д. То есть, допустим, если у вас BPM встроен в каком-либо виде в CRM-систему (как, например, это сделано в RegionSoft CRM), то все данные в течение реализации процесса разносятся по своим таблицам, а значит, появляется информационная база для анализа и обоснования принимаемых решений. Кстати, в «чистых BPM-системах» вся информация также накапливается, но не всегда в том разрезе, в каком она необходима для оперативной работы.
Быстрая и качественная работа команды. Поскольку в бизнес-процессе прописаны все этапы и ответственные, команда работает как единый механизм, передавая от сотрудника сотруднику эстафетную палочку. Каждый на своём месте знает, что необходимо делать и уверен, что вся предыдущая работа выполнена (иначе система не продолжит процесс, а уведомит о нарушениях одного из звеньев). Это очень удобно — опираться на формальную модель и делать реальную работу, то есть фактически действовать по чёткому плану для всей команды и для каждого звена в отдельности.
Рост производительности труда. Всё просто: часть работы перекладывается на программу, поэтому «вкалывают роботы, счастлив человек». Чаще всего автоматизируются именно рутинные процессы (то есть те, которые циклично повторяются и требуют однообразного труда, поддающегося формальному описанию), поэтому у сотрудников появляется больше времени для работы, нацеленной на общение с клиентами, развитие продукта и т.д.
Вот например, статья на Хабре или в Форбс в большой компании. Автор выбирает тему, списывается со всеми, согласует, потом пишет, всем пишет, что написал, все читают, вносят сто миллионов правок, он снова пишет, все читают и т.д., потом кто-то мастерски это дело верстает, ищет/рисует картинки и т.д. Море формальной переписки, которую можно заменить на оповещения по действию «Файл загружен». А высвободившееся время можно направить на более глубокую работу с текстом.
Гибкость компании по отношению к изменениям. Увы, в наше время изменения могут прилететь откуда угодно: уволились сотрудники, принят новый закон, наложили санкции на санкции и вот уже бизнес вынужден адаптироваться к изменениям. Даже если они очень хорошие, для компании это всегда стресс. Автоматизированные процессы легко изменяются и ориентируются под новые условия — бизнес быстро перестраивается на нужные рельсы. Сегодня гибкость и умение адаптироваться — залог успешной эволюции бизнеса на рынке. К сожалению, бюрократизированные неповоротливые динозавры вымрут.
Эффективность удалённых сотрудников, географически распределённых подразделений. Если вы хотите, чтобы все те, кто находится дальше, чем 1 км от вашего офиса и работают у вас в компании, были интегрированы в команду, а не выполняли свою монотонную работу как аутсорсеры, бизнес-процессы для вас важны. Включите сотрудников в процесс, распределите роли, назначьте контрольные точки, автоматизируйте их труд и в итоге все будут равно вовлечены в командную работу, вовремя проинформированы и, главное, результативны.
Года три назад в одной из зарубежных аналитических статей я прочитал хорошее разъяснение важности процессов на примере Википедии. Этот проект = мега распределённая команда (весь мир) + мега рутинные задачи (тексты, правки, фактчекинг) + мега отлаженный процесс с максимальной автоматизацией. В итоге за счёт постоянного улучшения регламентов, форм, коммуникаций так называемая «совместная анархия» обрела классную и полезную форму.
Снижение рисков и рост уровня информационной безопасности. Мы уже писали о том, что автоматизация сама по себе играет важную роль в укреплении информационной безопасности, но бизнес-процессы помогают контролировать каждую точку реализации задач внутри проекта, и в случае чего можно немедленно обнаружить проблему и приступить к снижению рисков наступления неблагоприятного исхода.
Открытость и прозрачность процесса для всех его участников — это как раз тот самый фактор безопасности. Каждый может видеть, кто на данный момент выступает владельцем процесса и на ком задача застряла. Когда в компании внедрено автоматизированное управление бизнес-процессами (например, в CRM-системе), человеческий фактор сводится почти к нулю, потому что перекладывать ответственность и по-партизански молчать о провале не имеет смысла, когда в интерфейсе программы видно, кто протянул время, упустил задачу и не выполнил работу в срок.
Полная субординация и согласованность внутри команды, поскольку все роли распределены внутри процесса и можно в два клика обратиться к любому участнику.
Защита непрерывности бизнеса от кадровых проблем. HR-проблемы случаются постоянно: болезни, отпуска, текучка кадров (особенно, среди продажников, телемаркетологов, менеджеров среднего звена и т.д.). Когда сотрудник выпадает из рабочего процесса, это всегда определённый кратковременный (или не очень) коллапс в зоне его ответственности. Автоматизированный бизнес-процесс легко перенастроить, назначив нового сотрудника — и всей команде сразу будет понятно, кто за что отвечает. Опять же, коллапс будет, но минимально короткий и без последствий со стороны организации процесса.
Ускоренная адаптация сотрудников. Вообще, новые сотрудники сегодня и лет 10 назад разительно отличаются. Если раньше даже самый блистательный сотрудник первое время включался в работу и никак себя не проявлял, то сегодня можно встретить таких, которые в первый день демонстрируют активность. Конечно, чаще всего такая активность — головная боль всей команды, но и руки отбивать этим ребятам не хочется. Включение новичка в бизнес-процесс, который он может видеть, помогает ему максимально быстро адаптироваться, а заодно не выйти за рамки своей ответственности. Субординация соблюдена, проект как на ладони, коммуникации с коллегами очевидны — можно спокойно работать. Тут же раскрывается ещё одна ценность процессов — аккумуляция и трансляция бизнес-знаний.
Развитие культуры работы и культуры взаимодействия. Опять же, повторюсь, что все сотрудники разные и особенно выделяются интроверты и экстраверты, которым трудно сойтись и начать работать на единый результат. Отлаженный процесс учит сотрудников культуре коммуникации и взаимодействия, делает отношения комфортными и прозрачными. Например, интроверту-тестировщику Васе не нужно в страхе спрашивать всех, кто отвечает за дизайн, чтобы спросить, кто из 7 удалёнщиков делал локализацию, потому что там в переводе интерфейса опечатка. Он открывает текущий процесс, смотрит, кто конкретно переводил и пишет в любом мессенджере своё замечание.
Измеримость и оценка результата. Автоматизированные процессы накапливают море информации, могут измеряться (отчёты, KPI), журналируют информацию и всегда красноречиво демонстрируют, достигнут результат или нет. В случае, если вам кажется, что причиной неудачи послужила неоптимальная архитектура процесса, её всегда можно исправить, перенастроив параметры в редакторе процессов.

А что такое BPM-системы и какую выбрать?

BPM-системы — это как CRM, только BPM. Шутка. Это программное обеспечение для моделирования и работы бизнес-процессов. BPM-системы правда чем-то похожи на CRM-системы и относятся к классу корпоративного ПО. В интерфейсе такой системы создаются модели процессов (чаще всего с помощью нотации BPMN 2.0 или в нативном редакторе), появляется графическое и логическое представление, сохраняется на сервере, потом запускаются экземпляры процессов на десктопе или в web-браузере. Сама по себе BPM-система, в отличие от CRM или ERP, не может обеспечить сквозную автоматизацию бизнеса, поэтому нередко требует интеграций (часто у вендоров есть сразу несколько систем). В конечном итоге BPM-системы довольно дороги, сложны в управлении и в чистом виде нужны компаниям с ну очень сложными процессами (промышленность, гос. закупки, экспорт, наукоёмкие производства и т.д.). Откровенно говоря, лучше, чем на картинке ниже, и не расскажешь, они зачастую реально античеловечные и монструозные:

Но и без бизнес-процессов в компании любого уровня совсем плохо, поэтому вендоры CRM-систем не растерялись и включили модули для моделирования и управления процессами в свои системы. Мы не будем называть конкретные бренды, но прямо скажем — получилось это у всех с разной степенью успешности: кто-то втащил себе BPMN 2.0, кто-то взял элементы нотации и превратил её в совершенно убогий интерфейс, а у некоторых вышло очень даже хорошо, внятно и по-деловому. И это оптимальный вариант для большинства компаний — универсальное решение без трудностей интеграции и обмена данными.
Мы ввели бизнес-процессы еще в релизе RegionSoft CRM 5.0, собрали данные и отзывы, сами поработали в системе, поняли свои промахи, оценили достижения и в версии RegionSoft CRM 6.0 провели глубокий рефакторинг модуля бизнес-процессов, который перекочевал и в более поздние версии. Опыт показывает, что в нашем редакторе можно настраивать и запускать максимально сложные процессы.

Вот что у нас получилось (скриншоты + пояснения)

Ну ок, система есть, что дальше, как проектировать бизнес-процессы?

Если речь идёт о небольшой компании с тривиальными процессами, моделирование реализуется довольно просто даже менеджерами, не имеющими навыков программирования. В общем случае моделирование бизнес-процессов можно представить в виде такой схемы:

Сам по себе бизнес-процесс — это маршрут выполнения одной большой задачи, состоящей из нескольких этапов. Исходя из этого и нужно над ним работать.

1. Проанализируйте существующие процессы, вычлените главное, исключите лишнее и попробуйте набросать схему на бумаге. Небольшой лайфхак: если вы не знаете, как подступиться к этой процедуре, записывайте сами и попросите сотрудников записывать всё, что они делают в течение дня — таким образом можно будет выявить рутинные задачи и приступить к их формальному описанию.
2. Зафиксируйте цели процесса — обозначьте, зачем он нужен, какие задачи он решит и какую часть деятельности покроет. Подумайте, какие критерии успешного завершения у конкретного бизнес-процесса.
3. Составьте план процесса — шаги, ведущие к результату. Выделите крупные этапы и детальные вехи внутри этих этапов. Пропишите ответственных, примерные сроки и промежуточные результаты для каждого этапа.
4. Составьте на бумаге подробную схему со всеми параметрами, обсудите итоговый вариант с ответственными, внесите окончательные правки.
5. Создайте модель бизнес-процесса в CRM или BPM-системе, сохраните.
6. Запустите тестовый экземпляр процесса, прогоните его на тестовых данных, внесите исправления.
7. Запустите процесс в реальном рабочем режиме.
8. После того, как бизнес-процесс завершится, проанализируйте результат, ход, сроки, журналы процессов. При необходимости оптимизируйте модель.
9. Запускайте экземпляры бизнес-процессов по мере рабочей необходимости.
10. В случае изменений не бойтесь провести реинжиниринг всех существующих процессов.

Работая с бизнес-процессами, учтите пару важных моментов:

• Бизнес-процесс должен быть повторяющимся (цикличным) и конечным, то есть направленным на достижение результата. Отказ — это тоже результат. Моделировать бизнес-процесс для единоразового использования практически всегда нецелесообразно (в таких случаях лучше создавать проект).
• Каждый процесс должен иметь обязательный набор атрибутов: начальный и конечный этапы, человеческие (ответственные, звонки) и автоматические (добавить задачу в календарь, сформировать отчёт, отправить уведомление или напоминание) компоненты, сроки.

Когда начинать автоматизировать бизнес-процессы?

Ответ на этот вопрос лаконичный: сразу, даже если вы только что создали компанию. Давайте не будем лить воду, а посмотрим сразу на примере, какие процессы есть даже в самой молодой компании.

• Приём заказа покупателя и его обработка;
• Заказ товара у поставщиков; Работа с подрядчиками;
• Доставка заказа покупателю;
• Обработка обращения, сервис-деск, прием товара в гарантийный ремонт или сервис;
• Работа служб телемаркетинга и доведение клиента до сделки в холодных продажах;
• Согласование документов разными отделами или сотрудниками внутри компании;
• Процессы в информационных технологиях: ввод и обслуживание ПК, администрирование, инциденты и т.д.

Все перечисленные процессы цикличны, некоторые из них будут усложняться и развиваться, поэтому чем раньше вы начнёте, тем быстрее и проще окажется дальнейший реинжиниринг.
Ну и конечно, если у вас клубок устоявшихся процессов и вы не знаете, за что потянуть, тем более стоит посмотреть в сторону автоматизации.
Управление бизнес-процессами никогда не остаётся без эффекта. По данным исследования AIIM, компании, обратившиеся к BPM, получают до 41% роста ROI. 62% отмечают улучшение коммуникации между сотрудниками компании, 33% — сокращение бюрократии и уровней согласования, 42% — большую организационную гибкость.
Внедрить и автоматизировать бизнес-процессы — это значит перестать решать бизнес-задачи как задачи и перейти на уровень управления по целям, работать на результат. Это значит больше свободы рук и голов от рутины и суеты, меньше конфликтов и корпоративных войн. Бизнес-процессы — это не фишка для избранных и великих, не прерогатива Газпрома или Росатома, это прозрачный, удобный и доступный всем рабочий инструмент, значительно улучшающий дела в компании. Так что, если у вас есть CRM (или планируется к внедрению), не игнорируйте возможности — пользуйтесь ими. Будьте уверены: спустя короткий промежуток времени вы будете говорить «Процесс пошёл» и с удовольствием запускать очередной его экземпляр.

Источник: https://habr.com/company/regionsoft/blog/354176/

Сколько стоит "запустить" новый офис

Интернет. В бизнес-центрах по большей части присутствует "монополист", который в сговоре с владельцами бизнес-центра продает интернет арендаторам как правило по завышенным ценам. Тут, как правило, ничего не остается, как подключиться. Хотя можно поставить модем (он же маршрутизатор) и подключиться с помощью 4G (в городах, где он работает) и спокойно использовать его, не оплачивая при этом локальному провайдеру. Такой вариант приемлем, если вы не планируете использовать телефонию (как правило IP). Хотя и тут есть хорошие технические решения, которые позволяют подключить телефонию даже по беспроводному каналу.

В офисах, где есть свободное подключение к интернет - выбирайте самый простой тариф (поверьте, вам не нужна скорость в 100mbps).

Телефон. В городах с хорошо развитой инфраструктурой (это обычно областные центры) - традиционную телефонию вытесняет IP телефония. Телефонную станцию тоже нет необходимости покупать - у провайдеров, да и вообще есть много предложений, которые могут заменить вам традиционную телефонную станцию.

В отдаленных районах, где есть покрытие 3G/4G опять же можно организовать телефонию с относительно малыми затратами (50-100 тт).

Регистрация домена. В данное время нет ничего проще, самостоятельно, без каких-либо посредников, зарегистрировать домен. Много компаний-регистраторов предлагают эту услугу за небольшие деньги, в зависимости от срока регистрации. Первоначально, даже если вы уверены, что ваша компания вырастет в огромного монстра, нет необходимости оплачивать регистрацию доменного имени на срок более года. При регистрации можно также купить и хостинг, который в настоящее время, для организации своего почтового сервера например стоит очень недорого.

Почтовый сервер. Как правило большая часть компаний заводит свои почтовые ящики на mail.ru либо gmail.com либо на иных, общедоступных почтовых сервисах. Это не очень хорошо с точки зрения дальнейшего развития, ибо на визитках адрес электронной почты company@mail.ru выглядит как-то грустно. Другое дело адрес вида info@companyname.kz - и солидно, и безопасно, и управляется хорошо. Регистрируя доменное имя - купите самый простой хостинг (на момент 01.12.2016 самый простой хостинг для организации того же почтового сервера стоит всего 3000 тенге).

Локальная сеть. Тут, как было уже сказано здесь, не нужно делать все по остаточному принципу, или "делать ради делать". Первоначальные затраты - минимальны, последующая работа - комфортна и бесперебойна. Сделайте нормальную локальную сеть (вне зависимости от количества сотрудников) - и как минимум 5 лет вы не будете знать проблем с ней. И этой будет хорошей базой для последующего развития.

Программное обеспечение. В связи с повсеместным засилием программного обеспечения компании Microsoft (Windows и Office) выбор, как правило невелик. Хотя в последнее время Linux- подобные системы (Ubuntu Desktop, Linux Mint, Fedora Workstation, Red Hut и т.п.) являются очень хорошей альтернативой продуктам Microsoft. Немалым достоинством Linux-подобного обеспечения является его свободное (бесплатное) распространение. Также для Linux систем не нужны антивирусы. А использовать пиратское ПО того же Microsoft - это во-первых нехорошо (воровство, которое осуждается во всех религиях мира), во-вторых всегда присутствует риск проверок. Попробуйте альтернативное ПО, если первоначально нет денег на коммерческое. Вам понравится.

Все эти рекомендации справедливы как для маленьких офисов, так и для компаний со штатом сотрудников 100+. Разница лишь в планировании аппаратного обеспечения, отказоустойчивости и обслуживании. Алгоритмы - одинаковы.

Несколько шагов перед выбором CRM - системы

Страшно подумать, но в начале 2010-х эксперты насчитывали примерно 69% неудачных внедрений CRM, пару лет назад - 33%, а сейчас цифра сократилась до 18%. Это, конечно, в международном масштабе, в России процент пока повыше - хотя бы за счет тех, кто выбрал бесплатные или очень дешёвые CRM-системы и начисто разочаровался и в использовании, и в поддержке. Между тем, есть несколько шагов, которые стоит сделать перед выбором системы, чтобы не промахнуться.

1. Определить цели. Тут дело такое: вы можете использовать CRM-систему как надёжное (ну или не очень) хранилище данных. В таком случае вы обеспечите безопасность, но не получите эффективности, потому что данные, как и любой актив, должны работать. Нужно сегментировать клиентов, использовать воронку, анализировать ассортимент, профили продаж, делать допродажи - с CRM-системой это не в пример легче, чем с тем же Excel.
2. Трезво оценивать время внедрения. "Внедрение CRM за один день" - маркетинговый слоган, за который надо... Ладно, фиг с такими. Внедрение = покупка + настройка + обучение + старт и наполнение данными + опционально доработка. За один день можно оплатить счёт, но не внедрить.
3. Вы должны понимать, какая информация из CRM поможет вам в бизнесе, на что стоит обращать внимание. Это нужно сделать ДО и подбирать CRM, способную накапливать, сохранять и обрабатывать накопленные данные.
4. Нужно быть готовым к интеграции CRM с тем ПО, которым вы пользуетесь или же к отказу от текущего софта (поскольку CRM-система продублирует функциональность). Если у вас есть специфические программы для бизнеса, обсудите это с вендором.
5. Придумайте, как будете мотивировать сотрудников использовать CRM-систему, составьте план обучения и выделите ресурс для формирования внутренних экспертов.

Опираясь на эти, в принципе, несложные пункты, вы избавите себя от половины головной боли при внедрении.

Источник материала – Telegram-канал BIZ BREEZE

По более чем 10-летнему нашему опыту работы в Казахстане, большинство мелких и средних компаний пользуются Excel списками и общими папками для хранения, в том числе даже те компании, которые проводят бизнес-тренинги для повышения эффективности бизнес-процессов, как это не печально.

CRM и молодые компании

Живёт себе компания, строит бизнес, привлекает и обслуживает клиентов, совершает сделки, празднует новогодние корпоративы и однажды решает купить CRM. Жаль, что истории внедрения обычно так и начинаются.
На самом деле, чем раньше будет внедрена CRM-система, тем лучше. Сегодня на рынке просто море простых масштабируемых решений на любой вкус, которые можно ставить и пользоваться без того, чтобы это оказалось огромной инвестицией (в конце концов, даже десктопную CRM-систему можно арендовать, а в конечном итоге и сменить на другую).

Почему важно развивать CRM вместе с бизнесом и не откладывать на потом?

• Вы накопите и сохраните абсолютно всю историю отношений с клиентами, а значит сможете сразу запустить программы лояльности, маркетинг и т.д.
• Вы изначально будете защищены от ухода сотрудников (что в молодых компаниях не редкость) и увода клиентской базы.
• Сотрудники легче будут обучаться и воспримут CRM как инструмент, а не как врага (такое бывает при поздних внедрениях).
• Бизнес-процессы изначально будут зафиксированы, автоматизированы и отлажены - не придётся их пересматривать в момент внедрения.
• С первого дня вы будете контролировать качество работы с клиентами (время обслуживания, качество переговоров, разрешение спорных ситуаций).

Создавать бизнес в XXI веке и отворачиваться от технологий как минимум странно. Чем больше сил, доступных инструментов и ресурсов вы вложите в начале, тем проще будет старт.

Источник: Telegram канал Biz Breeze

Что нового в DNN 9.2

Mandeeps утверждает что они "готовы к будущему"

So, what are we doing (or rather done) at Mandeeps.com? We prepared for the future and moved all our products to run on pure HTML 5, CSS 3, and JavaScript with the backend powered by Web API & Razor. We're ready for the future, regardless of the direction DNN grows in.

Прочитать полную статью здесь.

Почему западные ERP не работают на производстве и есть ли свет в конце тоннеля (спойлер: это не огни электровоза!)

История развития рынка ERP-систем для производственных предприятий в России и странах СНГ насчитывает без малого два десятилетия.

На первом этапе предприятия бросились закупать западные системы - казалось бы, чего изобретать велосипед? Все давно придумано, внедрено на крупных зарубежных предприятиях, есть примеры success story, на рынке существуют несколько тяжеловесов, которые предлагают развитые отраслевые решения. Чем же это закончилось? Если почитать форумы и аналитические статьи конца 90-х и двухтысячных годов, которые легко можно найти в интернете, то можно сделать однозначный вывод - что на производственных предприятиях с помощью западных систем максимум, что было автоматизировано, это финансовые блоки, кадровый учет и логистика.

Найти же предприятия, где были успешно внедрены именно производственные блоки, представляется достаточно трудной задачей. Давайте попробуем разобраться по пунктам, почему так произошло:

1. Западные крупные предприятия, для которых разрабатывались эти системы, живут, фактически, в условиях плановой экономики. У них производственные планы расписаны на год вперед как минимум. У той же Тойоты график поставки комплектующих на сборочную линию для поставщика этих запчастей расписан по минутам, и не дай бог поставщику сорвать этот график - в затылок дышат десятки конкурентов! Вы можете себе представить такое в наших, постсоветских условиях, будь то Россия, Казахстан или Украина? Поэтому простой тойотовский KANBAN в наших условиях работать не будет.
2. На постсоветском пространстве по пальцам одной руки можно пересчитать специалистов и команды, имеющих РЕАЛЬНЫЙ УСПЕШНЫЙ опыт внедрения автоматизации на производствах различных типов - дискретном или непрерывном, знающих все нюансы производственной деятельности - от экономической составляющей до тонких деталей, которые зачастую известны лишь производственникам, техническому персоналу.
3. На рынке просто отсутствовали западные или отечественные системы ERP, MES и EAM, которые бы учитывали все "тонкости" всех производственных задач, встающих перед нашими предприятиями. особенности условий в которых находятся наши предприятия (низкая дисциплина поставок и зависимость от поставщиков, мелкосерийное, а чаще уникальное производство под заказ, срыв сроков оплаты Заказчиками, постоянное перепланирование и т.д.). В основном, что как-то автоматизировалось в крупных холдингах, была финансовая отчетность - для соответствия международным стандартам или для выхода на IPO. Функционал для управления по отклонениям (Приборная панель руководителя или Dashboard) присутствовал в очень немногих системах и стоил очень больших денег во внедрении и поддержке, поэтому его могли позволить только очень немногие предприятия, уровня Газпрома.

Что же мы имеем в итоге: на рынке СНГ имеются несколько крупных игроков, которые с той или иной степенью успешности могут автоматизировать отдельные бизнес-процессы производственных предприятий, но найти комплексное решение, и, самое главное, команду специалистов по внедрению, запуску в эксплуатацию и сопровождению такого интегрированного комплексного решения - трудная задача. Между тем, такие решения  и специалисты существуют, существует и ряд успешных внедрений на реальных производствах - в металлургической, авиационной, пищевой отраслях.

Одно из таких решений - ERP –система Symphony, разрабатывающаяся компанией "UNICOM" и имеющая 20-летнюю историю развития. Основной костяк разработчиков вышел из авиационно-космической отрасли (проект "Энергия - Буран") и в 90-е годы занимался внедрением западных ERP-систем на производственных предприятиях. В ходе этих внедрений был накоплен опыт и знания (кстати, часть разработчиков получили в это время второе высшее экономическое образование), позволившие написать свою собственную платформу с учетом специфики именно наших постсоветских производств и, одновременно, внедрить лучшие мировые практики, такие как KANBAN, S2L, бережливое производство, требования ISO, управление по отклонениям, KPI и т.д.

Symphony имеет в своей основе СУБД Oracle, и около 75% кода системы написано и работает на стороне сервера, что позволяет системе не "тормозить" при обработке больших объемов данных. Решение Symphony - Универсальный порт  позволяет строить единое информационное пространство путем интеграции с информационными системами, уже существующими на предприятиях (CAD, PDM, 1C, СЭД и др.).

Symphony является платформенным решением, то есть ИТ-специалисты без специальных знаний программирования  могут управлять настройкой под каждого пользователя  интерфейса и поведением системы. Для этого используется специальное приложение Symphony Designer. Система легко расширяема и позволяет встраивать в виде «Задач» или пунктов меню,  приложения и отчеты разработанные на любом языке программирования. Например, в «Дерево задач» можно добавить задачу «Бухгалтерский учет (1С)».

Список бизнес-процессов, реализованных в системе:

• Маркетинг и продажи;
• Управление процессом подготовки производства;
• Управление запасами и закупками;
• Учет отклонений по качеству;
• Управление складом;
• Управление процессом производства;
• Enterprise Asset Management (EAM): техническое обслуживание и ремонт;
• Управление финансами;
• Послепродажное сервисное обслуживание;
• Управление проектами и профессиональной деятельностью (PSA);
• Документооборот и контроль исполнения;
• Управление нормативно-справочной информацией;
• Построение единого информационного пространства;
• Управление персоналом HRM (Human Resource Management).

Полную таблицу бизнес-процессов и функций Symphony можно посмотреть здесь.

Можно также назвать несколько примеров уникальных решений Symphony, которыми может похвастаться мало какая из систем подобного рода:

1. Умный KANBAN - модифицированный KANBAN для наших условий неравномерной поставки комплектующих;
2. Оперативное расчет и прогнозирование РЕАЛЬНОЙ СЕБЕСТОИМОСТИ выпускаемого продукта;
3. Реализация одного из сложных требований ISO 9000 - принцип полной прослеживаемости.

Хотелось бы привести несколько проектов из истории развития системы:

• Проект "Платежи Мегафон" - система по приему платежей Мегафон в городах Среднего Поволжья;
• Завод "Авиаагрегат", г. Самара - ERP система, СЭД и т.д.;
• Самарский опытно-экспериментальный Завод Алюминиевых Сплавов  - ERP система, автоматизация производства непрерывного и дискретного типов, MES-система;
• Завод Самараволгомаш - автоматизация производства, MES-система с внедрением штрих-кодирования;
• ЗАО "Чапаевский Завод Металлоизделий" г. Москва - автоматизация производства, ERP;
• Холдинг "Интеграл" г. Благовещенск - автоматизация предприятия пищевой промышленности, MES, EAM-система;
• и другие.

В настоящее время коллектив UNICOM работает над развитием Symphony, чтобы учесть требования рынка и современных технологий - в планах развитие веб-интерфейса, интеграция с мобильными устройствами, ГИС -системами и т.д.

В заключение хотелось бы добавить: при выборе решения выбирайте не программный продукт, а выбирайте команду, которая имеет опыт успешных внедрений ERP именно на производстве, реализация которых проверена временем, и которая может подтвердить свою квалификацию.