Зачем компании нужна своя почта вида username@company.kz и почему не стоит использовать @mail.ru

Руководители многих компаний не понимают, зачем же им нужна своя почта вида username@company.kz - ведь есть же @mail.ru. И почему-то думают, что это дорого стоит и очень сложно. Какое отношение имеет почтовый сервис к информационной безопасности?. Ниже несколько примеров.

1) Ваш работник Нурсултан, менеджер по продаже ресурсов товара, получил на свою почту @mail.ru запрос на продажу товара от некоей компании. Подготовил коммерческое предложение, у вас подписал, вы его похвалили, и он отправил его клиенту. Тут же Нурсултан отправляет своему знакомому Тимуру, который работает в другой компании, продающей аналогичный товар, этот заказ и пишет ему: Дорогой друг, есть хороший заказ, ты его можешь взять себе - мне комиссионные заплатишь 10% (в его компании ему оплачивают всего 5%). После этого он пишет клиенту, который попросил счет на оплату - что товар будет поставлен, но от другой компании, вот договор. Клиенту все равно, где покупать - он подписывает договор, оплачивает, Нурсултан получает свои комиссионные. Вы спрашиваете у своего менеджера: "А где тот заказчик?". А менеджер вам отвечает - клиент просто собирал коммерческие предложения, наверно выбрал другую компанию.

2) Страховой агент Алихан работает в страховой компании давно. Его перевели на должность начальника отделения - он горд собой. Получает Алихан от клиента запрос на страхование риска перевозки железнодорожным транспортом на свою личную почту, потому что давно ее использует, от своего друга Аскара. Алихан встречается с представителем клиента, своим другом Аскаром, и решают они заключить обоюдную сделку. Алихан говорит Аскару, я попрошу для тебя комиссионные в размере 10% - поделим. Аскару конечно же не в первой воровать проворачивать такие делишки - железная дорога большая, никаких рисков, никто не заметит. Заключают они договор со страховой компанией - и вуаля, Аскар с Алиханом заработали денег. А могло бы быть и по другому, если бы компания использовала корпоративную почту.

3) Менеджер, который хорошо продавал, и при этом использовал свою личную почту для коммуникаций с клиентами - увольняется. Как вы думаете, куда будут писать ему ВАШИ клиенты? Правильно - на его личную почту, доступа к которой вы не имеете.

Поэтому, уважаемые руководители, озадачьте своего системного администратора (при наличии) следующим:
- зарегистрировать домен (на 26.04.2020 - от 3360 тенге за год)
- всем сотрудникам создать именную почту (силами системного администратора)
- заблокировать посещение сайтов mail.ru и прочих бесплатных почтовых сервисов (силами системного администратора)
- настроить программы для получения электронной почты  у сотрудниках на компьютерах по протоколу IMAP (спросите у своего сисадмина, что это такое)
- обяжите всех сотрудников использовать только корпоративную почту (административные меры)

И вы будете удивлены через некоторое время - клиентов вдруг стало немного больше, продажи немного выросли, вороватые сотрудники самостоятельно избавят вас от своего присутствия.

Из практики: после жесткого (других методов к сожалению не понимали) принуждения сотрудников одной страховой компании к использованию только корпоративной почты, контроля траффика - объем премий по обязательному страхованию автотранспорта возрос на 1,5% за три месяца.